Stoen Operator, we współpracy z firmą Globema, wdraża platformę iDoc, która optymalizuje pracę w zakresie danych z umów obligacyjnych i aktów notarialnych. Rozwiązanie wykorzystuje mechanizmy sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (ML), dzięki czemu spółka skróciła czas poświęcany na archiwizację dokumentów dotyczących nieruchomości o 60%.

Wdrożona niedawno platforma iDoc to kolejny etap systematycznie prowadzonej transformacji cyfrowej spółki Stoen Operator. Innowacyjna usługa znacząco usprawniła prace zespołu Regulacji Prawnej Nieruchomości stołecznego operatora sieci dystrybucyjnej. W ramach wykonywanych obowiązków pracownicy tego działu co miesiąc wprowadzali ręcznie dane do bazy tytułów prawnych do nieruchomości, pochodzące ze 150 umów obligacyjnych i aktów notarialnych. Zadanie to było monotonne i powtarzalne, co przekładało się na spadek motywacji osób odpowiedzialnych za jego realizację. Ponadto ręczne wprowadzanie danych rodziło też problem wysokiego prawdopodobieństwa pojawienia się błędów i nieustandaryzowanego formatu wprowadzanych danych.

Wykorzystanie iDoc pozwoliło zaoszczędzić 25 z 40 godzin roboczych (63% czasu) poświęcanych na archiwizację dokumentów dotyczących nieruchomości. Teraz ten czas pracownicy mogą przeznaczyć m.in. na zadania związane z procesami regulacji nieruchomości, a tym samym przyspieszyć proces inwestycyjny – wylicza korzyści z nowego rozwiązania Krzysztof Matyjek, Koordynator Nieruchomości w Zespole Regulacji Prawnej Nieruchomości i Relacji Zewnętrznych.

Nieoceniona innowacyjność receptą na wyzwania

Ze względu na niską efektywność dotychczasowej metody pracy z danymi w tym konkretnym zakresie, Stoen Operator szukał rozwiązania, które usprawniłoby proces archiwizacji umów związanych z prawami do terenu. Przede wszystkim istotne było uproszczenie i przyspieszenie wprowadzania danych z dokumentów prawnych do systemu wewnętrznego firmy – ADX (moduł ADSn). Na tak zdefiniowane zapotrzebowanie odpowiedziała firma Globema, która zaprezentowała system iDoc.

iDoc to platforma informatyczna, która wykorzystuje mechanizmy sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (ML). Dzięki nim automatycznie przetwarza różne rodzaje dokumentów wraz z załącznikami. Platforma kategoryzuje je i identyfikuje ich poszczególne atrybuty. System iDoc odczytuje oraz kategoryzuje treści z zeskanowanych stron dokumentów prawnych, takich jak akty notarialne oraz różnego rodzaju umowy obligacyjne.

Wyuczone modele AI kategoryzują rodzaje dokumentów oraz rozpoznają i interpretują ponad 30 informacji różnego typu. Po przetworzeniu dokumentów przez iDoc, użytkownik ma możliwość weryfikacji odczytanych wartości. Jeśli wszystko się zgadza, akceptuje i przekazuje dane wraz z otagowanym  dokumentem do wewnętrznej bazy firmowej.

 Widoczne efekty, odczuwalne korzyści

Wdrożenie iDoc pozwoliło Stoen Operator przyspieszyć i uprościć kategoryzację umów, zastąpić tradycyjną analizę dokumentów ich cyfrową interpretacją, zautomatyzować manualne uzupełnianie danych w systemie IT i zapewnić większą bezbłędność danych umieszczonych w bazie. Wprowadzenie standardowego formatu danych pozwala wykorzystywać je innym systemom, a przyspieszona aktualizacja informacji usprawnia pracę procesów inwestycyjnych i eksploatacyjnych.

Dodatkowo spółka osiągnęła realne korzyści w zakresie zarządzania motywacją pracowników oraz znacząco skróciła czas poświęcany na wdrażanie nowo zatrudnionych osób. Zespół wzbogaca również swoje kompetencje w zakresie pracy z technologią AI.

Wizja na przyszłość

iDoc to nowoczesne rozwiązanie, które po odpowiednim dostosowaniu, może być wykorzystywane w różnych procesach. Daje ono możliwość integracji bazy ADX (moduł ADSn) z systemem GIS – dostęp do danych z dokumentacji prawnej dotyczącej danej nieruchomości będzie wtedy możliwy z poziomu mapy.

Mamy już dalsze plany związane z tym rozwiązaniem. Chcemy je wykorzystać w kolejnych działach – komentuje potencjał platformy Krzysztof Matyjek.

Stoen Operator, w kolejnych etapach, będzie usprawniał procesy obsługi decyzji o zajęcie pasa drogowego (przy pomocy wersji iDoc Decyzje). Następnym działaniem, w których zastosowanie znajdzie iDoc (iDoc Dokumentacja Techniczna), będzie uzupełnianie bazy urządzeń infrastruktury w systemie GIS z inwestycji.