Jaka jest rola pracodawcy w dbaniu o bezpieczeństwo pracowników pracujących w modelu pracy zdalnej? Czy pracodawca może przeprowadzić kontrole w domach, aby sprawdzić warunki pracy pracownika? Jakie prawa i obowiązki spoczywają na pracodawcy a jakie na pracowniku? Kto może takie kontrole przeprowadzać i jakie wynikają z tego konsekwencje dla pracowników?

W gestii pracodawcy leży podejmowanie działań, które powinny zapewnić pracownikowi bezpieczeństwo w trakcie wykonywania obowiązków służbowych. Także tych realizowanych w warunkach pracy zdalnej. Kiedy pracownik pracuje stacjonarnie w biurze, ergonomiczna ocena stanowiska pracy nie jest trudna. Bardziej skomplikowany jest taki nadzór obecnie, kiedy praca zdalna stała się codziennością większości pracowników biurowych. Rolą pracodawcy jest, aby zapewnić pracownikowi miejsce do pracy o określonych parametrach (np. biurko czy stół o prawidłowych wymiarach), wystarczająco oświetlone miejsce pracy, czy krzesło, które pozwala na zachowanie odpowiedniej postawy i nie naraża pracownika na wielogodzinne siedzenie w nieodpowiedniej dla kręgosłupa postawie.

Jeśli pracodawca posiada regulamin pracy, w którym są uwzględnione oraz zapisane zasady prowadzenia kontroli miejsca pracy zdalnej, sprawa jest prosta. Postępowanie zgodnie z założeniami regulaminu upoważnia pracodawcę do przeprowadzenia kontroli w miejscu pracy pracownika w określonych w regulaminie warunkach. Jeśli jednak nie ma w regulaminie pracy takiego zapisu, pracodawca może przeprowadzić kontrolę w mieszkaniu, tylko po uprzedniej zgodzie pracownika.

W przypadku, gdy ustalenia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą dopuszczą wizytę pracownika służby BHP w mieszkaniu, wizyta taka powinna być odpowiednio zaplanowana, a sam pracownik musi wiedzieć kto i w jakim celu zjawi się u niego w domu. Z uwagi na trwającą pandemię, kontrola powinna przebiegać w ściśle określonych warunkach i przy zachowaniu odpowiednich zasad bezpieczeństwa. Pracownik służby BHP po wcześniej umówionej wizycie może skontrolować jedynie wskazane przez pracownika miejsce, w którym ten wykonuje swoje codzienne obowiązki. Raport z takiej wizyty trafia do pracodawcy z odpowiednim komentarzem – jeśli pracownik służby BHP zauważył jakiekolwiek nieprawidłowości oraz rekomendacją jakie działania należy podjąć. Tutaj należy wspomnieć, że zarówno pracodawca jak i pracownik są niejako współodpowiedzialni za bezpieczne środowisko pracy, tak więc kontrola, o której mowa nie jest stricte wynikiem wymogów przepisów prawa a świadomością obu stron w kształtowanie bezpiecznego środowiska pracy.

Jeśli jednak pracodawca nie posiada w regulaminie pracy zapisu o możliwości przeprowadzenia fizycznej kontroli w mieszkaniu pracownika lub pracownik nie wyraża na nią zgody, pracodawca może przeprowadzić kontrolę w formie zdalnej. W takiej sytuacji pracodawca może skorzystać z ankiety elektronicznej, którą wypełnia sam pracownik. W ankiecie pracownik jest zobowiązany do podania stanu faktycznego związanego z miejscem swojej pracy. Pracownicy pytani są m.in. o oświetlenie – zarówno dzienne jak i elektryczne, o wysokość biurka, wysokość ustawienia monitora, zajmowaną pozycję przed komputerem, a także o czynniki psychospołeczne mające wpływ na wydajność pracowników podczas pracy w domu.

Zebrane przez pracodawcę informacje, niezależnie od formy, są materiałem do dalszej analizy. Jeśli kontrola wykazała, że pracownik nie ma odpowiednich warunków do pracy to pracodawca zobowiązany jest wdrożyć działania naprawcze np. poprzez dostarczenie pracownikowi dodatkowego sprzętu lub zaproponowanie innego, bezpiecznego miejsca do wykonywania codziennych obowiązków służbowych. Oczywiście, możliwe rozwiązania powinny być wypracowane wspólnie pracodawcą, z pracownikiem służby BHP i samym pracownikiem.

Łukasz Wawrzyniak, W&W Consulting