Tylko w 2020 roku wprowadzono 157 aktów prawnych regulujących obowiązki pracodawców w zakresie stosunku pracy i warunków pracy - czy to w formie nowych ustaw, czy aktualizacji i zmian w już istniejących. To średnio 3 nowe przepisy tygodniowo, które należało obligatoryjnie wprowadzić w przewidzianym przez ustawodawcę terminie. Jak nie gubić się w gąszczu przepisów i dopełniać wszystkich obowiązków nakładanych na pracodawcę?

Tak duża częstotliwość zmian to z pewnością spore wyzwanie dla pracodawców, ale również ekspertów BHP odpowiedzialnych za wdrożenie przepisów w firmie. Może powodować nie tylko dezorganizację pracy, ale przekładać się w znacznym stopniu na terminowość realizacji zleceń. Co istotne, niesie ze sobą również konsekwencje finansowe – wielokrotne wprowadzanie zmian w ciągu roku powoduje liczne, niezaplanowane w budżecie firmy wydatki.

Skala zmian, z jaką mieliśmy do czynienia – szczególnie w tak trudnym okresie covidowym – dostarczała pracodawcom dodatkowych wyzwań w postaci merytorycznego zakresu wprowadzanych przepisów. Niejednokrotnie akty prawne były niejasne i zbyt ogólnikowe. Modyfikacja już istniejących powodowała, że często były one zaprzeczeniem nadal obowiązujących przepisów, co budziło wiele niejasności jeśli chodzi o zakres ich implementacji. Zbyt duże pole do interpretacji, brak jasnych i centralnych wytycznych oraz szereg opinii na temat zapisów powodował, że spełnienie wymagań prawnych ustawodawcy wymagało wielu korekt, aby ich wykonanie i wprowadzenie w praktyce w przedsiębiorstwach było możliwe w praktyce.

- Co oczywiste – przedsiębiorcy nie uchylają się od wprowadzania zmian – chcą jedynie otrzymywać jasne i konkretne informacje nt. koniecznych modyfikacji. Tą kluczową rolę w merytorycznym przygotowaniu procesu wdrożeniowego w przedsiębiorstwach powinni odgrywać eksperci BHP. W praktyce, przy wdrażaniu zmian, to właśnie oni są dla przedsiębiorcy doradcą biznesowym w kwestiach sprawnego prowadzenia działalności i realizacji założonych celów, przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa pracy pracowników i braku kolizji z przepisami prawa - mówi Monika Grządziela, Dyrektor Rozwoju Biznesu W&W Consulting.

Pandemia dodatkowo komplikowała i nadal komplikuje procesy pracy, ponieważ wydawane zarządzenia, nakazy, ograniczenia, zakazy w trybie ogólnym muszą być korygowane, uzupełniane i wdrażane przez ekspertów BHP w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Pomyłka czy błąd w takim przypadku może zbyt dużo kosztować. Zrozumiałym jest, że ustawodawca musi dostosować się do wymagań pandemicznych i szybko reagować na zmiany, ta reakcja nie może jednak rodzić zbyt dużych niejasności i problemów dla przedsiębiorstw i warunków pracy. – Dla przykładu – wprowadzony został nakaz noszenia maseczek ochronnych przez pracowników w zakładach pracy, w każdym pomieszczeniu, gdzie przebywa więcej niż jedna osoba. Pominięto jednak stołówki pracownicze i możliwość spożywania posiłków w pomieszczeniach socjalnych. Natychmiastowa reakcja ekspertów BHP i przedsiębiorców spowodowana brakiem interpretacji ze strony ustawodawcy spowodowały, że w przeciągu 3 dni przedstawiono dwie kolejne zmiany. Pierwsza odnosząca się do stołówek pracowniczych i zwolnienie pomieszczenia z tego wymogu oraz druga dająca wolną rękę pracodawcy w ustanowieniu zasad stosowania maseczek ochronnych w zakładzie pracy. Jak odniesie się do takiej interpretacji Państwowa Inspekcja Pracy, to pokażą najbliższe kontrole w przedsiębiorstwach – dodaje Monika Grządziela.

Reasumując – kluczowym elementem w optymalnej implementacji nowych i nowelizowanych przepisów, powinna być ścisła współpraca z ekspertami BHP – którzy nie tylko są najlepiej zorientowani w możliwościach wdrażania nowych procedur, ale również mają pełną wiedzę nt. specyfiki funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. To natomiast nie zmienia faktu, że zarówno pracodawcy, jak i eksperci BHP oczekują jasnych, przejrzystych i spójnych aktów prawnych w celu stabilizacji procesów prawnych w zakresie warunków i stosunku pracy, a od Państwowej Inspekcji Pracy doradztwa i pomocy podczas prowadzonych kontroli – szczególnie w tak trudnym okresie, z jakim mamy do czynienia obecnie.