Wszystko wskazuje na to, że home office na stałe wpisze się w kanon oferowanych form pracy. Jak wynika z raportu Deloitte* – dwóch na trzech pracowników przewiduje, że będzie częściej pracować zdalnie, nawet gdy pandemia się skończy. Takie podejście przekłada się na szereg benefitów dla pracodawców – jak chociażby niższe koszty powierzchni czy utrzymania biura. Ale nakłada na nich również obowiązek weryfikacji warunków, w jakich pracownik wykonuje swoje obowiązki.

Praca zdalna została uregulowana w art. 3 Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Charakteryzuje się wykonywaniem obowiązków służbowych określonych w umowie o pracę poza zakładem pracy, poza miejscem stałego jej wykonywania. Co ważne - pracę zdalną mogą wykonywać osoby, które otrzymały takie polecenie od pracodawcy na wyznaczony przez niego czas.

– Pracodawca ma możliwość polecenia pracy zdalnej, jeśli pozwala na to rodzaj pracy, a pracownik posiada umiejętności konieczne do wykonywania swoich obowiązków na odległość. Natomiast, jest jeszcze jeden warunek, często pomijany przez firmy w natłoku spraw związanych z reorganizacją pracy na czas pandemii – chodzi o warunki techniczne i lokalowe pracownika. Oczywisty jest brak możliwości osobistej ich weryfikacji przez przedstawiciela pracodawcy – po pierwsze ze względu na skalę, szczególnie w dużych firmach - po drugie natomiast z uwagi na ochronę prywatności osób zatrudnionych. Rozwiązaniem jest deklaracja pracownika, w której potwierdza, że posiada warunki umożliwiające mu bezpieczne wykonywanie pracy w domu – mówi Magdalena Włastowska, Dyrektor ds. rozwoju biznesu W&W Consulting.

Ponieważ nieodpowiednie warunki pracy mogą po dłuższym czasie powodować np. dolegliwości ze strony układu mięśniowo-szkieletowego, a w konsekwencji konieczność wprowadzenia adekwatnego leczenia, a co się z tym wiąże nawet dłuższą absencję pracownika z powodu zwolnienia lekarskiego – sama deklaracja będzie niewystarczająca. Jak dodaje Magdalena Włastowska – Wskazane jest sprawdzenie przez pracownika swojego miejsca pracy przy pomocy listy kontrolnej, która służy ocenie zgodności stanowiska z wymaganiami ergonomii w celu zapobiegania urazom i chorobom zawodowym. Pytania w ramach listy weryfikują m.in. dostęp do biurka, stołu czy innej stabilnej powierzchni, na której można ustawić laptop, dostęp do oświetlenia dziennego i sztucznego czy posiadanie sprawnej instalacji elektrycznej, do której będą podłączone urządzenia służące do pracy. Jeśli po przeprowadzeniu samooceny stanowiska pracy któraś z odpowiedzi na pytanie będzie negatywna – pracownik zobowiązany jest np. do zmiany położenia komputera, co będzie skutkowało dopasowaniem miejsca pracy do wymagań ergonomii.

Jak podkreślą eksperci z W&W Consulting specjalizujący się w tematach z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy – lista kontrolna powinna być stosowana okresowo. Warto określić czasookres wypełniania listy mając na uwadze fakt, że pracownik może przeprowadzać w swoim miejscu zamieszkania remont, przemeblowanie, a sam sprzęt może z biegiem czasu po prostu odmawiać posłuszeństwa. – Okresowo wprowadzona lista kontrolna pozwala na regularny, własny audyt prowadzony przez pracownika. Lista może również zostać dodana do platformy szkoleniowej, która regularnie oraz automatycznie o wyznaczonym czasie będzie wysyłać na wskazany adres mailowy krótką ankietę, a negatywna odpowiedź nawet na jedno pytanie będzie skutkowała komunikatem dot. konieczności poprawy danego obszaru wraz ze wskazówkami, jak to zrobić. Cykliczny audyt swojego miejsca pracy będzie również pewnego rodzaju przypomnieniem zasad bezpieczeństwa, a tym samym zmniejszy ryzyko występowania zdarzeń wypadkowych – podsumowuje Magdalena Włastowska.

* Deloitte RAPORT: The voice of the European workforce 2020