Komisja Europejska zapowiada uruchomienie dyrektywy tymczasowej ochrony, która ma umożliwić skrócenie procedury uzyskania zezwolenia na pobyt, a w efekcie łatwiejszy dostęp uchodźców do rynku pracy w krajach UE. Wg aktualnie obowiązujących przepisów, zatrudnienie cudzoziemca w Polsce wymaga potwierdzenia jego legalnego przebywania na terytorium Polski oraz uzyskania udokumentowanej legalnej możliwości zatrudnienia.

W kontekście kluczowego obecnie wyzwania przepisy wskazują, że cudzoziemcy mogą ubiegać się o krajowe lub międzynarodowe formy ochrony. Jedną z tych form, która legalizuje pobyt, jest udzielony status uchodźcy. Wniosek o jego udzielenie składają cudzoziemcy, którzy nie mają ze sobą dokumentów takich jak paszport biometryczny, wiza czy zezwolenie na pobyt w Polsce. Jeżeli dana osoba uzyska status uchodźcy nadany w Polsce, pracodawca nie ma obowiązku uzyskiwania zezwolenia na pracę dla tej osoby. Natomiast musi pamiętać, że pozostaje odpowiedzialny za zweryfikowanie dokumentów potwierdzających status cudzoziemca. Dodatkowo, obecnie przez pierwszych 6 miesięcy trwania procedury, obowiązuje zakaz pracy przez cudzoziemca. Zapowiadane zmiany w przepisach mają ułatwić legalizację pobytu, a także uprościć procedury zatrudniania osób pochodzących z Ukrainy – poprzez m.in. minimalizowanie dokumentacji, skrócenie czasu oczekiwania na decyzje, a także przyspieszenie daty rozpoczęcia pracy po złożeniu odpowiedniego wniosku.

Art. 88, Ustawy o Promocji Zatrudnienia i Instytucjach Rynku Pracy wskazuje wytyczne co do obowiązku posiadania zezwolenia na pracę przez cudzoziemca (akt obowiązujący z wersji z dnia 29 stycznia 2022 r.). Dokument pozyskuje przyszły pracodawca, składając oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub wnioskując o wydanie zezwolenia na pracę (w czasie kiedy cudzoziemiec przebywa już legalnie na terenie Polski). W przypadku zezwolenia na pracę, przyszły pracodawca występuje do Urzędu Wojewódzkiego. Zezwolenie jest wydawane na okres od 3 miesięcy do 3 lat.

W przypadku oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, o które również wnioskuje przyszły pracodawca, należy je złożyć do Powiatowego Urzędu Pracy. Obecnie jest to najprostsza forma zatrudnienia obywateli Ukrainy. Oświadczenia można rejestrować na 24 miesiące, a po ich upływie wnioskować o wydłużenie o kolejne 24 miesiące. To co jest istotne, to że dla oświadczeń rejestrowanych po 29 stycznia 2022, poprzednie przepisy dotyczące limitów oświadczeń przestają obowiązywać – stąd możliwość rejestracji kolejnych oświadczeń na następne 24 miesiące. Natomiast oświadczenia złożone przed dniem 29 stycznia 2022 (czyli przed wejściem w życie zmian ustawy), będą procedowane na podstawie wcześniejszych przepisów. Nie ma obowiązku składania wniosków dopiero po przyjeździe cudzoziemca do Polski, lecz można to zrobić już wcześniej. Warunkiem jest jednak wypełnienie wszystkich wymaganych informacji na oświadczeniu, w tym dokładnych dat wykonywania pracy osoby zatrudnianej.

Legalna praca cudzoziemca jest możliwa tylko po uzyskaniu przez pracodawcę wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń. Należy pamiętać, że warunki pracy nie mogą różnić się od tych, które zostały wskazane w oświadczeniu np. wynagrodzenie pracownika nie może być niższe. Wskazuje się wręcz, że wprowadzanie zmian warunków wiąże się z koniecznością złożenia nowego oświadczenia i ponownego uzyskania wpisu do ewidencji. Wyjątkami, kiedy nie trzeba ubiegać się o nowy wpis są m.in. sytuacje takie jak: zmiana siedziby pracodawcy, zmiana nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, przejęcie zakładu pracy przez innego pracodawcę, lub co istotne – gdy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi i cudzoziemiec zawarli umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej.

Istnieje jeszcze – poza oświadczeniem i zezwoleniem – trzecia forma legalizacji zarówno pracy i pobytu. Chodzi o jednolite zezwolenie na pobyt i pracę w warunkach określonych w tym zezwoleniu. W tym przypadku uzyskanie dokumentów jest po stronie cudzoziemca, nie pracodawcy – jednak ten również bierze udział w procedurze wnioskowej. Dokumenty należy złożyć do dedykowanego Urzędu Wojewódzkiego już podczas legalnego pobytu w kraju.

Co istotne, cudzoziemcy zatrudnieni na umowę o pracę również podlegają obowiązującym w Polsce przepisom BHP. Pracodawca ma zatem wobec nich obowiązek zapewnienia szkoleń z tego zakresu – wstępnych (instruktaż ogólny i stanowiskowy) oraz okresowych, zapoznania z oceną ryzyka zawodowego na określonym stanowisku, zapewnienia wymaganych środków ochrony indywidualnej oraz zapewnienia bezpiecznego miejsca pracy wg. zaleceń z przeprowadzonego audytu stanu bezpieczeństwa miejsca pracy przez eksperta ds. BHP. Ponadto, w przypadku pracowników posiadających orzeczenia o niepełnosprawności – zapewnienia dostosowania miejsca pracy na podstawie oceny przystosowania stanowiska do potrzeb osoby niepełnosprawnej wydawanej przez eksperta ds. BHP.

Pracodawca powinien także pamiętać, że po wpisaniu składanego przez niego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, ma on obowiązek pisemnie powiadomić powiatowy urząd pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 7 dni od dnia daty rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń. Obowiązek informacji dotyczy także sytuacji zakończenia pracy cudzoziemca na podstawie wpisanego do ewidencji oświadczenia. Niedopełnienie obowiązku informowania o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca podlega karze grzywny.

Magdalena Włastowska

Dyrektor ds. Rozwoju Biznesu firmy doradczej W&W Consulting