Już z dniem 1 stycznia 2023 r. możemy spodziewać się wejścia w życie nowelizacji Kodeksu Pracy. Tylko od nas zależy, czy obudzimy się w nowej rzeczywistości zaskoczeni formalnościami, które przed nami postawi ustawodawca, czy też będziemy przygotowani do nowego, choć już znanego trybu pracy zdalnej, jednak określonego warunkami brzegowymi.

Na samą myśl o regulacjach określających pracę zdalną uśmiechamy się nieco z przymrużeniem oka. Przecież  pracujemy w taki sposób od około 2 lat, w zasadzie bez żadnych regulacji, a więc czym nowym może zaskoczyć nas ustawodawca?

- W nawiązaniu do nowelizacji Kodeksu Pracy, praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Uzgodnienie miejsca i warunków wykonywania pracy w myśl nowelizacji będzie wiązało się z wprowadzeniem narzędzia określającego warunki brzegowe, w jakich praca może być wykonywana – np. rodzaj oświetlenia stanowiska pracy czy rodzaj krzesła, na którym pracownik powinien wykonywać swoje obowiązki. Zasady, o których tutaj mowa, powinny być określone w porozumieniach z organizacjami związkowymi, a jeżeli takie nie istnieją, wówczas w regulaminie zakładu pracy po ówczesnych konsultacjach z przedstawicielami pracowników. Co, jeżeli pracodawca nie posiada regulaminu zakładu pracy? Wówczas w wydawanym poleceniu na wykonywanie pracy zdalnej - określi on zasady jej wykonywania – mówi Łukasz Wawrzyniak, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

Oczywiście, każde wydanie zgody w poleceniu na wykonywanie pracy zdalnej, może zostać cofnięte z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem, jeśli warunki lokalowe i techniczne uniemożliwiają wykonywanie pracy. Ewentualnie, jeśli na podstawie przeprowadzonej kontroli miejsca wykonywania pracy (którą pracodawca będzie mógł przeprowadzić), zajdą okoliczności stwierdzające uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa, których pracownik nie będzie mógł usunąć w określonym przez pracodawcę terminie.

Z przejściem na pracę zdalną możemy mieć również do czynienia w następstwie dwóch sytuacji. Pierwsza związana jest z obowiązywaniem stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz 3 miesiące po ich odwołaniu. W drugim przypadku - kiedy pracodawca z uwagi na działanie siły wyższej, nie jest w stanie zorganizować bezpiecznych i higienicznych warunków w miejscu pracy. W obu powyższych sytuacjach pracownik również będzie wykonywał pracę zdalną.

Jakie są więc obowiązki pracodawcy w zakresie pracy zdalnej? - Otóż podstawowym jest przeprowadzanie szkoleń BHP, ale już w formie zdalnej w zakresie pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych. Kolejnym wynikającym z nowelizacji Kodeksu Pracy, jest sporządzenie instrukcji BHP określającej zasady bezpieczeństwa wykonywania pracy zdalnej. Natomiast z punktu widzenia pracowników – jednym z kluczowych elementów jest ustalenie kosztów ekwiwalentu lub ryczałtu związanego z  kosztami wykonywania tejże pracy np. kosztami zużycia energii elektrycznej czy internetu – dodaje Łukasz Wawrzyniak.

Czego natomiast może wymagać pracodawca od pracownika w myśl nowelizacji Kodeksu? - Z całą pewnością będzie wymagał oświadczenia o zapewnieniu przez pracownika bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zgodnych z zasadami ergonomii. Oczywiście oświadczenie to jedna strona medalu, gdyż drugą jest wskazanie pracownikowi tych wymagań stawianych przez pracodawcę. Można oczywiście połączyć te dwa aspekty poprzez wprowadzenie list kontrolnych samooceny stanowiska pracy prowadzonej przez pracownika, gdzie odpowiedź pozytywna na zadane pytania świadczy o prawidłowych warunkach pracy i jest niejako potwierdzeniem tych warunków – dodaje Ekspert W&W Consulting.

Opisane powyżej przypadki ewolucji w zagadnieniach pracy zdalnej są tylko małym wyciągiem z nowelizacji Kodeksu Pracy, a ich wprowadzenie z całą pewnością nastręczy zarówno pracodawcom, jak i pracownikom wielu problemów i bólu głowy. Warto więc przygotować się do nich odpowiednio wcześniej.