Planowana od dłuższego czasu nowelizacja kodeksu pracy dotycząca pracy zdalnej rozpoczyna swój formalny start. Zmiany zostały opublikowane w Dzienniku Ustaw 6 lutego, a więc wejdą w życie 7 kwietnia. Jak bardzo zmieni się obecnie obowiązująca forma pracy zdalnej? Czy zmiany będą korzystne dla pracodawców? Jak się do tego przygotować? To tylko nieliczne z pytań nad którymi zastanawiają się pracodawcy.

Przepis Art. 67¹⁸ Kodeksu pracy definiuje, że „Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).” Zgodnie z powyższym pracę zdalną będzie można wykonywać w pełnym wymiarze czasu pracy jak również częściowo – np. kilka razy w tygodniu. Dodatkowo istotna jest konieczność podtrzymania ustalonej wcześniej pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem lokalizacji, w której będziemy wykonywać powierzone zadania. Uzgodnienie może odbyć się podczas zawierania umowy o pracę, jak również w trakcie trwania zatrudnienia. Należy pamiętać, że uzgodnienie może być dokonane zarówno z inicjatywy pracodawcy oraz na wniosek pracownika. A złożenie wniosku powinno odbyć się w postaci papierowej lub elektronicznej.

Niezależnie od powyższego, przepis Art. 67¹⁹ Kodeksu pracy, § 3 wskazuje, że praca zdalna może być również wykonywana na wyłącznie polecenie pracodawcy:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, 

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcach?

Główna zmiana dotycząca zasad funkcjonowania pracy zdalnej polega na tym, że miejsce i forma jej wykonania będzie mogła być zawarta od razu podczas podpisywania umowy o pracę. Warunkiem wydania zgody na wykonywanie pracy zdalnej jest złożenie przez pracownika oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do jej wykonywania. W przypadku gdy warunki lokalowe i techniczne uniemożliwiają wykonywanie pracy zdalnej, pracownik powinien poinformować niezwłocznie pracodawcę, a ten cofnąć polecenie wykonywania pracy.

- Kolejnymi dokumentami niezbędnymi do przygotowania przez pracodawców przed wdrożeniem pracy zdalnej, jest opracowanie informacji BHP np. w formie instrukcji dla osób wykonujących pracę poza terenem zakładu pracy oraz aktualizacji oceny ryzyka zawodowego o zagrożenia wynikające z pracy w innym miejscu. Warunkiem dopuszczenia pracownika do pracy jest uzyskanie oświadczenia o zapoznaniu się z dokumentami. Z uwagi na możliwość przeprowadzania kontroli stanowiska pracy zdalnej, pracodawca powinien przygotować coś na kształt listy kontrolnej, w której zawarte będą prawne oraz wewnętrzne wymogi dotyczące stanowiska pracy. Zapewnienie przez pracownika, że spełnia te założenia pozwoli na wydanie przez pracodawcę zgody na wykonanie pracy poza biurem, a w przypadku kontroli ułatwi weryfikację. Kluczowym faktem i zarazem trudnością może być przeprowadzenie kontroli przez pracodawcę w chwili, kiedy będzie miał on do czynienia ze skrajną sytuacją np. kiedy pracownik będzie chciał wykonywać swoją pracę zdalnie z innego kraju w wynajętym mieszkaniu. Firmy same będą musiały znaleźć rozwiązanie, w jaki sposób przeprowadzić wizję lokalną miejsca pracy zdalnej lub w przypadku zajścia wypadku przy pracy, jak zespół powypadkowy dokona weryfikacji warunków lokalowych w których doszło do wypadku. Warto zatem się zastanowić, czy pracodawca nie powinien określić w regulaminie pracy na terytorium jakiego kraju praca zdalna może być wykonywana – mówi Łukasz Wawrzyniak, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

Ustawodawca w Kodeksie pracy niejako wskazuje na konieczność określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą, a organizacją związkową. A w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie pracy, po wcześniejszej konsultacji z przedstawicielami pracowników, co może być rozwiązaniem całego problemu.

Bez dyskryminacji pracownika zdalnego

Bywa, że praca zdalna ogranicza nam fizyczny kontakt z przełożonymi i współpracownikami, a w konsekwencji często dostęp do najnowszych informacji i ustaleń wewnątrz struktur firmy. - Ustawodawca wyraźnie wskazuje, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie, niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, ale wykonujący ją np. w biurze. Równość powinna być zapewniona zarówno w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Podjęcie przez pracownika chęci wykonywania pracy w formie zdalnej, jak również odmowa wykonywania takiej pracy, nie może w jakikolwiek sposób dyskryminować pracownika oraz ograniczać jego możliwości rozwoju czy awansu – dodaje Ekspert W&W Consulting.

Pracownik wykonujący pracę zdalną posiada również możliwość, na takich samych zasadach jak inni pracownicy, przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy.

Należy również pamiętać o zagwarantowaniu równości pracowników pod względem wyposażenia ich stanowiska pracy. Nowelizacja kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, że pracodawca ma obowiązek „zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej”. Możemy przyjąć, że pod pojęciem urządzenie techniczne będzie zarówno komputer, drukarka czy dodatkowy monitor, ale może to być również np. krzesło do pracy. W przypadku braku możliwości zapewnienia ich przez pracodawcę kodeks pracy dopuszcza możliwość wykorzystania prywatnego sprzętu pracownika, a w zamian za to uzyskania ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Pracodawca będzie mógł obniżyć składkę na ubezpieczenie wypadkowe, żeby chronić pracownika

1 stycznia 2023 weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2022 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy. W porównaniu z poprzednią wersją karty, dodano dodatkową pozycję, gdzie należy zaznaczyć, czy wypadek zdarzył się w związku z wykonywaniem pracy w formie zdalnej lub telepracy. Takie rozgraniczenie miejsca wypadku pozwoli na pozyskanie konkretnych danych o ewentualnych wypadkach, które wydarzyły się w związku z wykonywaniem pracy zorganizowanej w formie zdalnej, a co za tym idzie na przygotowanie działań naprawczych, aby możliwie w jak największym zakresie ograniczyć sytuacje wypadkowe.

GUS przeprowadził badania analizujące czynniki w miejscu pracy, które mogą mieć niekorzystny wpływ na zdrowie fizyczne. Z badania wynika, że z 16,3 mln pracujących w II kwartale 2020 r., 10,7 mln osób wskazało na występowanie w miejscu pracy czynników, które mogą mieć niekorzystny wpływ na zdrowie fizyczne (stanowi to wzrost o 7,0 % w porównaniu z wynikami badania realizowanego w 2013 r.). Jako główny czynnik niekorzystny pracujący wskazywali najczęściej na męczącą (wymuszoną, niewygodną) pozycję ciała lub pozycję sprawiającą ból (32,4% pracujących w II kwartale 2020 r., dane GUS).

- Wraz z trwającym trendem uwzględniającym pracę zdalną, pracownicy mają coraz większą świadomość tego, jak prawidłowa i ergonomiczna pozycja ciała wpływa na efektywność pracy oraz ograniczenie problemów zdrowotnych. Należy pamiętać, że obowiązek zapewnienia przez pracodawcę odpowiedniego wyposażenia stanowiska pracy w znacznym stopniu może przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa podczas pracy w domu. Np. wymóg oświadczenia pracownika o poprawnie działającej i bezpiecznej instalacji elektrycznej, wykorzystywania sprawnego stanowiska pracy czy utrzymania ładu i porządku, może mieć znaczący wpływ na ograniczenie możliwości wypadków, a w konsekwencji zmniejszenie składki na ubezpieczenie wypadkowe – podsumowuje Łukasz Wawrzyniak, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.