Nowe wytyczne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach z monitorami ekranowymi obowiązują od 17 listopada 2023 r. Zmiany w rozporządzeniu nakładają na pracodawców obowiązek dostosowania stanowisk pracy z monitorami do minimalnych standardów bezpieczeństwa, higieny i ergonomii w ciągu 6 miesięcy od wprowadzenia nowych przepisów.

Celem tych modyfikacji jest poprawa warunków pracy z monitorami, uwzględniając najnowsze osiągnięcia technologiczne i zapewniając komfort i bezpieczeństwo pracowników. Dotychczasowe przepisy utrzymywały się niezmienione przez ponad dwie dekady, pomimo postępu w technologii wykorzystywanej w pracy. Dlatego konieczne jest dostosowanie regulacji do nowych realiów, w szczególności uwzględniając laptopy. Nowe rozporządzenie znosi pojęcie systemu komputerowego, które od 1998 r. obejmowało urządzenia wchodzące w skład stanowiska pracy wraz z oprogramowaniem. Przepisy definiują ponownie stanowisko pracy jako przestrzeń wyposażoną w:

a) niezbędne urządzenia, takie jak monitor ekranowy, klawiatura, mysz lub inne wejściowe narzędzia, oraz odpowiednie oprogramowanie,

b) krzesło i stół,

c) opcjonalne dodatkowe wyposażenie, takie jak drukarka, skaner, uchwyt na dokumenty czy podnóżek.

- Ważną zmienną definiującą, czy stanowisko pracy z komputerem przenośnym lub innym urządzeniem wyposażonym w ekran ma spełniać wymogi niniejszego rozporządzenia, jest klasyczny podział na czas pracy przy urządzeniu. Jeżeli jest on niższy niż połowa dobowego wymiaru czasu pracy, wówczas wymogi rozporządzenia w zakresie minimalnych wymagań jakie powinny spełniać stanowiska pracy oraz ergonomii, nie muszą być spełniane przez pracodawców. W tym przypadku mamy na przykład do czynienia z wieloma stanowiskami w sprzedaży, gdzie praca przy komputerze przenośnym czy sklepowym tablecie wykonywana jest w wymiarze 2-3 godzin dziennie celem weryfikacji zamówień czy rozliczenia kosztów biznesowych. W omawianym przypadku pracodawca nie będzie musiał doposażać stanowisk pracy w dodatkowy monitor stacjonarny lub podstawkę, jeśli jest to dorywcza praca przy tego typu urządzeniach poniżej połowy godzin pracy w dobowym wymiarze – mówi Magdalena Paczkowska, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

W każdy innym przypadku, kiedy przedział czasu pracy wynosi powyżej połowy godzin pracy w dobowym wymiarze czasu pracy, wymagane jest, aby monitor ekranowy był częścią stanowiska. Możliwe jest zastąpienie monitora podstawką pod laptop, pod warunkiem, że umożliwia ona właściwe ustawienie ekranu.

Nowe przepisy eliminują konkretne wymogi dotyczące ustawienia monitora w kwestii kąta nachylenia czy obrotów, stawiając jedynie ogólne wytyczne dotyczące pochylenia ekranu. W obszarze ergonomii zrezygnowano z pojęcia tętnienia, zastępując je określeniem migotania lub innych form niestabilności. Wymagane jest, aby ustawienie monitora nie wymuszało nieergonomicznych ruchów głowy i szyi.

- Nowe przepisy nie nakładają już również wymogu antyodbiciowej warstwy na ekranie, ani stosowania odpowiednich filtrów. Natomiast wprowadzają obowiązek zapewnienia pracownikom odpowiednich korekcyjnych okularów lub szkieł kontaktowych zgodnie z zaleceniem lekarza, jeśli badania medycyny pracy wykażą taką potrzebę. Ponadto krzesło stanowiska pracy powinno być stabilne, z co najmniej pięcioma podporami i kółkami jezdnymi oraz być odpowiednio wyprofilowane, zapewniając naturalne wygięcie kręgosłupa i ud, swobodną, wygodną pozycję oraz możliwość regulacji wysokości siedziska i kąta oparcia. Nowym zapisem jest też konieczność regulacji podłokietników w krzesłach. Przepisy wprowadzają również zmiany w wymogach dotyczących konstrukcji stołu i powierzchni roboczej, zalecając większą powierzchnię ułatwiającą przechowywanie narzędzi pracy, pozwalającą na umieszczenie wszystkich elementów obsługiwanych ręcznie w zasięgu kończyn górnych. Rozporządzenie nadal sugeruje jasny kolor blatu stołu, natomiast podkreśla, że powinien on być matowy. Pracownik powinien mieć odpowiednią przestrzeń pod stołem do nóg i swobodę zmiany pozycji w trakcie pracy – dodaje Łukasz Wawrzyniak, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consuting.

Przepisy dopuszczają możliwość wyposażenia stanowiska pracy na życzenie pracownika w podnóżek, drukarkę czy skaner oraz w uchwyt na dokumenty, posiadający regulację ustawienia. Wprowadzają tym samym bardziej elastyczne i ogólne wytyczne dotyczące ergonomii i bezpieczeństwa na stanowiskach pracy z monitorami ekranowymi, oczywiście tylko dla tych stanowisk pracy, przy których czas spędzany przed przenośnym system wynosi powyżej połowy dobowego wymiaru pracy.